Fonctionnalité : Gestion des Demandes

Cette fonctionnalité permet à vos occcupants de réserver des salles de réunion et de commander des prestations associées (plateaux repas, materiel …).

L’utilisateur final peut :

EFaire une demande d'intervention pour une intervention immédiate ou différée
EFaire une demande d'intervention sur un lieu autre que sa localisation
EJoindre un fichier lors de la demande
ESélectionner le niveau de priorité de sa demande d'intervention
ESaisir une date souhaitée de fin de travaux
ESaisir un complément d'information lors de la demande (formulaire à remplir)
EAffecter la demande d'intervention à une entité organisationnelle ou à un projet
ESélectionner le ou les valideurs de sa demande d'intervention
EFaire une demande associée de devis
EVoir l'avancement de ses demandes saisies lui-même ou par un autre utilisateur à son compte (call center, helpdesk)
EClôturer sa demande
ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
EDemander à ce qu'un autre utilisateur arbitre lors d'une divergence d'avis avec le prestataire sur un travail effectué
EAjouter une note à la demande: de type relance, note critique ou information complémentaire
EVoir les liens web associés à une demande
ERechercher et voir toutes les demandes en cours, à clôturer et terminées
EConsulter l'historique de ses demandes passées
EExporter la liste de ses demandes au format Excel
EMarquer des demandes comme prioritaires

L’hôte/hôtesse du Call Center/helpdesk peut :

Le valideur client peut:

EValider les demandes des utilisateurs qui lui sont affectées une par une ou en masse
EValider les demandes des utilisateurs qui sont affectées à son équipe de validation une par une ou en masse
EAnnuler les demandes des utilisateurs une par une ou en masse
ERefuser les demandes des utilisateurs
EAffecter une demande d'intervention à un prestataire
ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "Hors contrat" ou "Refusée"
ERequalifier les demandes des utilisateurs
EClôturer les demandes des utilisateurs
ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
EDemander à ce qu'un autre utilisateur arbitre lors d'une divergence d'avis avec le prestataire sur un travail effectué
EModifier le complément d'information lors de la mise à jour du statut de la demande
EValider en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
ERechercher et voir toutes les demandes à compléter, en cours, à clôturer et terminées
EConsulter l'historique des demandes passées

Le chef d’équipe d’un prestataire peut :

ETraiter, annuler et valider les demandes des clients une par une ou en masse
EAffecter la demande à une personne de son équipe pour traitement
EAjouter une note de relance, de critique et d'information à la demande
ESous-traiter la demande / le devis à un autre prestataire
ESuivre les prestations de son équipe
EVoir les demandes en retard de traitement et de prise en compte
EMettre une demande en attente lorsque la réalisation de son intervention dépend d'un tiers (en attente d'une pièce détachée par exemple)
ERefuser et clôturer la demande de prestation
EGérer en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "à requalifier"
EVoir toutes les interventions à prendre en compte, en cours, achevées et qui présentent une note de relance
ERechercher des demandes et consulter l'historique des demandes passées

L’intervenant d’un prestataire peut :

ETraiter les demandes des clients une par une ou plusieurs à la fois
ETraiter en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
EAjouter une note de relance, de critique et d'information à la demande
EVoir les liens Web sur les demandes
ERéaffecter la demande à une personne de son équipe pour traitement
EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "à requalifier"
EVoir les demandes en retard de traitement
EMettre une demande en attente lorsque la réalisation de son intervention dépend d'un tiers (en attente d'une pièce détachée par exemple)
EVoir les demandes qui présentent une note de relance
ERechercher des demandes
EConsulter l'historique des demandes passées

L’administrateur peut :

EGérer les types de locaux sur lesquels se font les demandes d'intervention
EGérer les délais de traitement et délais de prise en compte des interventions
EParamétrer les workflows des demandes d'intervention par prestataire : jusqu'à 3 niveaux de validation hiérarchique avant et après intervention
EParamétrer les workflows de chaque motif d'intervention : jusqu'à 3 niveaux de validation hiérarchique avant et après intervention
ECréer/gérer des motifs d'intervention
ERendre obligatoire les paramètres suivants lors de la création d'une demande : date de fin de travaux, imputation
EDonner la possibilité d'antidater la date de passage d'un statut à un autre dans un Workflow si l'intervention s'effectue en dehors des heures ouvrées
EPersonnaliser des notifications par e-mail, fax, SMS aux acteurs (émetteur, valideur/prestataire)
EParamétrer des liens web associés à un type de demande
EGérer des prestataires (jours d'ouverture, coordonnées, suivi des prestataires)
EGérer des motifs pour lesquels la demande d'intervention sera dirigée vers un prestataire
EGérer la sous-traitance
EHabiliter des utilisateurs
EImporter des demandes au format Excel