Fonctionnalité : Accueil
Cette fonctionnalité permet de gérer les flux de visiteurs pour l’entreprise.
Elle permet de gérer et tracer chaque personne qui doit entrer sur le site. Les enregistrements peuvent provenir de deux sources en amont :
- NDe la fonctionnalité Accueil (gestion des demandes d’enregistrement)
- NDe la fonctionnalité Salle de Réunion (invitation de visiteurs externes à des réunions planifiées). L’hôtesse ou l’hôte peut également enregistrer des visiteurs non prévus le jour même.
La fonction d’accueil est destinée aux hôtesses/hôtes afin de gérer les entrées et les sorties des visiteurs.
L’hôtesse/hôte peut :
- EGérer et accueillir des personnes venant dans l’entreprise, attendues ou pas par des collaborateurs internes
- EGérer les visiteurs qui ont un accès au parking
- EConsulter le référentiel de visiteurs (déjà venus)
- EAjouter des visiteurs dans le référentiel
- EImprimer des badges
- EConsulter et exporter l’historique des visites
- EConsulter des rapports d’activité
Le valideur peut :
- EGérer les droits d’accès aux différentes informations
Cette fonctionnalité permet aussi la création de demandes d’accueil pour un pré-enregistrement de visiteur.
L’utilisateur final peut :
- ECréer et suivre ses demandes d’accueil pour préparer l’arrivée d’un visiteur
- ECréer et suivre ses demandes déléguées
- EConsulter les demandes d’un émetteur particulier
- EImprimer la fiche de la demande
Le valideur peut :
- EValider les demandes des utilisateurs qui lui sont affectées
- EAnnuler les demandes des utilisateurs
L’administrateur peut :
- EGérer le catalogue des préenregistrements
- EParamétrer le workflow et l’associer au catalogue
Nous proposons également un Call Center intégré permettant aux hôtesses/hôtes de créer des demandes d’intervention soumises par vos occupants par téléphone. Il est lié à la fonctionnalité Service.
L’hôtesse/hôte peut :
- ERechercher l'utilisateur via un ou plusieurs des critères suivants: nom, prénom, email, site, société, EO, téléphone,
- ECréer une demande de la part de cet utilisateur pour le compte de quelqu'un d'autre (action d'un assistant par exemple)
- EFaire une demande d'intervention à une localisation autre que celle du bénéficiaire de la demande
- EJoindre un fichier lors de la demande
- ESélectionner le niveau de priorité de sa demande d'intervention
- EIndiquer la provenance de la demande : téléphone/mail/fax
- EFaire une demande d'intervention
- EVoir les délais de réactivité et de traitement associés au motif de la demande d'intervention
- ESaisir une date souhaitée de fin de travaux
- EVoir les motifs d'intervention qui sont obligatoirement soumis à un devis
- ESaisir un complément d'information lors de la demande (formulaire à remplir)
- EAffecter la demande d'intervention à une entité organisationnelle
- EAffecter la demande d'intervention à un projet